Politique de protection des renseignements personnels

Version 2023.09.12 | Dernière modification

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique médicale du Richelieu recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relative au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité́ de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

1. À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

Clinique médicale du Richelieu
500, route Marie-Victorin, bureau 200
Sorel-Tracy, Québec, Canada
J3R 1K7
450 742-5638

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel : Mme Line Dupuis, line.dupuis.gmf16@ssss.gouv.qc.ca ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Au sein de notre clinique nous avons attribué́ les rôles et responsabilités comme suit :

Dr Louis Fontaine
Dr Jean Paradis
Dre Claudia Morneau
Dre Andréanne Grégoire-Auger
Dre Jessica René
Dre Heidi Larente
Dre Marie-Ève Bergeron
Dre Sara-Emmanuelle Roy
Dre Geneviève Cadieux
Dr Timothé Beaudet
Dre Amina Salem
Dre Claudianne Laurin
Line Dupuis, gestionnaire
Lynn Charron, secrétaire médicale
Sylvie Pivin, secrétaire médicale et adjointe administrative
Suzanne Paul, secrétaire médicale
Audrey Latraverse, secrétaire médicale
Angélique Lussier, secrétaire médicale
Geneviève Lacerte, infirmière clinicienne
Marie-Claude Poirier, infirmière clinicienne
Marie-Anne Gagnier, IPSPL
Sandra Lucier, IPSPL
Linda Larosée, infirmière
Ève-Marie Lachance, sexologue
Mathilde Desjarlais-Lessard, pharmacienne
Élise Drouin, pharmacienne
Personnel entretien ménager (accès limité aux locaux)
Étudiants et stagiaires

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

Documentation lors de l’embauche sur la confidentialité
Sensibilisation sur la gestion des codes d’accès informatique
Participation aux réunions ayant pour sujet les enjeux de confidentialité
Signature d’une entente de confidentialité

2. Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé́ par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Comment allons -nous traiter vos Renseignements Personnels

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Téléphone Courriel Personne Dossier santé québec Archives médicales Curriculum vitae Proche(s) Fax

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons ?

Patients Nom, prénom Adresse de résidence Numéros de téléphone Adresse courriel Date de naissance Données médicales Numéro de RAMQ Profession Orientation sexuelle Statut Médicaments Tous autres renseignements jugés pertinents Membre du personnel Nom, prénom Adresse de résidence Numéros de téléphone Adresse courriel Date de naissance Numéro d’assurance sociale Numéro de compte bancaire Données de facturation Tous autres renseignements jugés pertinents

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?

Personne elle-même Entourage du patient Pharmacien(ne) Compagnie d’assurances Intervenants externes Tuteur, parents RAMQ

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

En lien avec les services de soins : Pour fournir des services à nos patients et clients Pour vous rejoindre Pour vous inscrire auprès d’un professionnel Pour vérifier l’identité des patients Pour vous aviser de changements Pour effectuer les rappels de RDV Pour répondre aux demandes et questions Pour administrer le dossier des patients et clients Pour améliorer les soins En lien avec les opérations : Pour administrer les systèmes informatiques Pour administrer le site web Pour surveiller et enquêter en cas d’incident et gérer les réclamations Pour nous acquitter des obligations légales et réglementaires.

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

Si l’accès à vos renseignements est trop limité, cela pourrait entraîner la fermeture de dossier et un référencement dans un autre centre.

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Les membres du personnel de la Clinique médicale du Richelieu (ci-haut nommés) dans l’exercice et les limites de leurs fonctions Parent-tuteur, selon la loi Agence de facturation externe

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

En personne Téléphone En lien avec des services demandés, pour une demande de consultation dont avec la plateforme de soins virtuels, dans les cliniques ou hôpitaux associés Écrit (ex. copie de dossier) Par fax

Par courriel (aux spécialistes et intervenants via une adresse sécurisée)

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Au minimum, selon les règles du Collège des médecins du Québec.

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

Les risques reliés à la perte de données, piratage, vol de données. Bris de confidentialité

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Serveur

Medesync Dans la clinique médicale

4. Quels produits technologiques utilisons-nous

Nom du logiciel	Nom du fournisseur	Utilités	Calendrier de mise à jour
Medesync	Télus	DME	selon medesync
Outlook	Microsoft	Courriels Calendrier	selon microsoft
Plateforme soins virtuels	MSSS	Conseil médical	selon ministère
Exploitation et entretien des systèmes informatiques	GTO	Fournisseur informatique	selon GTO

5. Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous mettons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation des systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions

6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2 Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
Retrait du consentement: le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)
Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?

Nous n’utilisons pas de témoins de navigation sur le site web de la Clinique médicale du Richelieu. Les adresses IP peuvent être enregistrées lors de votre visite sur le site Web uniquement pour des raisons de statistiques.

10. Sites de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

11. Décisions entièrement automatisées

Ne s’applique pas

12. Technologies d’identification, de profilage, ou localisation